Im Personalrat Hochschulbereich ist folgende Stelle zu besetzen:
Sekretär/-in/Mitarbeiter/-in für verwaltungstechnische und organisatorische Aufgaben (m/w/d/x)
Vergütung
Befristung
Umfang
Beginn
Die 1409 gegründete Universität Leipzig gehört zu den großen, forschungsstarken und medizinführenden Universitäten in Deutschland. Mit ihren rund 30.000 Studierenden und mehr als 5.000 Beschäftigten in 14 Fakultäten prägt sie das Leben in der pulsierenden und weltoffenen Stadt Leipzig. Die Universität Leipzig bietet ein dynamisches und international geprägtes Arbeitsumfeld sowie attraktive und vielfältige Arbeitsmöglichkeiten in Forschung, Lehre, Transfer, Infrastruktur und Verwaltung.
Das sind Ihre Aufgaben
- allgemeine Sekretariats- und Verwaltungsaufgaben einschließlich Führung der Korrespondenz, Büroorganisation, Postbearbeitung und Entgegennahme von Telefonaten
- Vor- und Nachbereitung von Personalrats- und Arbeitsgruppensitzungen, Vorstandssitzungen (Erstellen der Tagesordnung und zugehörigen Unterlagen, Terminkoordination, Nachladung von Ersatzkandidaten, Raumplanung, Protokollerstellung)
- Haushaltsbearbeitung, Budgetüberwachung und Bewirtschaftung einer Kostenstelle
- Bearbeitung von Beschaffungsvorgängen
- Bearbeitung von Dienstreisen, Reservierungen inkl. der Erstellung von Fort- und Weiterbildungsangeboten
- Vor- und Nachbereitung von Tagungen
- Erstellung von Präsentationen
- Erstellung, Pflege und Bearbeitung von Datenbanken
- Termin-, Fristen- und Aufgabenüberwachung sowie Wiedervorlagesystem
- Recherchearbeit für aktuelle Rechtsprechungen und Neuerungen zum SächsPersVG und anderen Gesetzen
- Pflege der Website des Personalrat Hochschulbereich
- Pflege eines Gremienmanagementsystems
- Ablage und Archivierung von Dokumenten einschließlich Wiedervorlagen
Das bringen Sie mit
- abgeschlossene Berufsausbildung als Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement bzw. Verwaltungsfachangestellte/-r oder vergleichbarer berufsqualifizierender Abschluss oder mindestens gleichwertige einschlägige Qualifikation oder Erfahrung
- einschlägige Berufserfahrung in einer Hochschule, Personal-/Betriebsrat oder vergleichbarem Gremium
- sicherer Umgang mit den gängigen MS Office Programmen (Word, Outlook, Access, Excel, PowerPoint) sowie moderner Kommunikationstechnik
- Kenntnisse in der Erstellung von Protokollen bzw. Niederschriften
- Kenntnisse in der Haushaltssachbearbeitung öffentlicher Einrichtungen wünschenswert
- Kenntnisse im Umgang mit einem Gremienmanagementsystem wünschenswert
- hohe Motivation und Eigeninitiative sowie Serviceorientierung
- selbstständige, zuverlässige und strukturierte Arbeitsweise
- gute Team- und Kommunikationsfähigkeit, organisatorische Fähigkeiten sowie freundliches und verbindliches Auftreten
- Englischkenntnisse von Vorteil
Das bieten wir Ihnen
- einen verantwortungsvollen Aufgabenbereich im spannenden Umfeld einer großen Universität
- die Mitarbeit in einem freundlichen, hilfsbereiten und leistungsstarken Team
- flexible Arbeitszeiten und Mobile Arbeit zur besseren Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben
- eine zielgerichtete Personalentwicklung in allen Phasen Ihres Berufslebens mit Weiterbildungsmöglichkeiten
- vielfältige Angebote des betrieblichen Gesundheitsmanagements
- eine Vergütung gemäß Tarifvertrag der Länder inklusive Jahressonderzahlung und betrieblicher Altersvorsorge
- ein vergünstigtes Personennahverkehrsticket (z. B. das Deutschlandticket als Jobticket)
- umfangreiche Verpflegung in den Mensen und Cafeterien des Studentenwerks Leipzig
Forschung, Lehre, Transfer, Infrastruktur und Verwaltung brauchen Perspektivenvielfalt. Die Universität setzt sich deshalb für Diversität und Chancengerechtigkeit ein. Ihre Bewerbung ist bei uns willkommen, unabhängig von Geschlecht, Nationalität, Religion, kultureller und sozialer Herkunft, Alter oder sexueller Orientierung. Die Universität strebt eine Erhöhung des Anteils von Frauen in verantwortlicher Position an und bittet deshalb qualifizierte Frauen ausdrücklich um ihre Bewerbung.
Bei gleicher Eignung werden Menschen mit Schwerbehinderung oder ihnen nach SGB IX Gleichgestellte bevorzugt eingestellt. Sollten Sie im Rahmen dieses Bewerbungsverfahrens Fragen zur Barrierefreiheit oder Unterstützungsbedarf haben, kontaktieren Sie die Schwerbehindertenvertretung der Universität Leipzig unter schwerbehindertenvertretung@uni-leipzig.de.