Am Historischen Seminar der Fakultät für Geschichte, Kunst- und Regionalwissenschaften ist nachfolgende Stelle zu besetzen.
Sekretär/-in (m/w/d/x)
Vergütung
Befristung
Umfang
Beginn
Die 1409 gegründete Universität Leipzig gehört zu den großen, forschungsstarken und medizinführenden Universitäten in Deutschland. Mit ihren rund 30.000 Studierenden und mehr als 5.000 Beschäftigten in 14 Fakultäten prägt sie das Leben in der pulsierenden und weltoffenen Stadt Leipzig. Die Universität Leipzig bietet ein dynamisches und international geprägtes Arbeitsumfeld sowie attraktive und vielfältige Arbeitsmöglichkeiten in Forschung, Lehre, Transfer, Infrastruktur und Verwaltung.
Das sind Ihre Aufgaben
- selbstständige Führung des Sekretariats für den Bereich „Alte Welt“ (Alte Geschichte, Ur- und Frühgeschichte, Archäologie) einschließlich Führung der Korrespondenz, Büroorganisation, Postbearbeitung und Entgegennahme von Telefonaten
- Haushaltsbearbeitung, Budgetüberwachung und Bewirtschaftung der Kostenstellen sowie Bearbeitung von Beschaffungsvorgängen, Durchführung der Inventur
- Drittmittelverwaltung/ Mittelabrufe, Abrechnungen, Einstellungen
- Vor- und Nachbereitung sowie Begleitung von Konferenzen/ Veranstaltungen/ Besprechungen (einschließlich Erstellung von Präsentationsunterlagen, Protokollen und allgemeinen Dokumentationen)
- administrative Unterstützung der Lehrplanung und -organisation (u. a. Zuarbeit zur Erstellung des Vorlesungsverzeichnisses, Kommunikation mit den Lehrenden, Raumplanung, Auskünfte an Studierende)
- Vorbereitung personalrelevanter Vorgänge, insbesondere Einstellungsanträge für wissenschaftliches Personal sowie studentische und wissenschaftliche Hilfskräfte, Anträge für Lehraufträge, Gastvereinbarungen, Honorar- und Werkverträge, Pflege Personalverzeichnis
- Aufgaben mit reisekostenrechtlichem Bezug, insbesondere Planung und Organisation sowie reisekostenrechtlicher Vorprüfung und Vorbereitung der Abrechnung von Dienstreisen und Gastvorträgen/-aufenthalten
- Ablage und Archivierung von Dokumenten einschließlich Wiedervorlagen
- Pflege des Internetauftritts
Das bringen Sie mit
- abgeschlossene Berufsausbildung als Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement oder für Bürokommunikation, Verwaltungsfachangestellte/r oder mindestens gleichwertige einschlägige Qualifikation
- Kenntnisse im Haushalts-, Reisekosten- und Personalrecht sowie in der Bewirtschaftung von Haushalts- und Drittmitteln erforderlich
- sicherer Umgang mit den gängigen MS-Office-Programmen, insbesondere Windows, Microsoft Office (Word, Outlook, Excel, PowerPoint) sowie moderner Kommunikationstechnik
- sehr gute mündliche und schriftliche Deutschkenntnisse sowie gute Englischkenntnisse
- Kenntnisse der relevanten Studiengangs- und Prüfungsordnungen bzw. die Bereitschaft diese kurzfristig zu erwerben
- wünschenswert wären Kenntnisse von Content-Management-Systemen (insbesondere TYPO3) und Studienmanagementsystemen (AlmaWeb) bzw. die Bereitschaft, diese zu erwerben
- einschlägige Berufserfahrung, vorzugsweise an einer Hochschule oder einem vergleichbaren Umfeld erwünscht
- selbstständige, zuverlässige und strukturierte Arbeitsweise, Serviceorientierung
- gute Team- und Kommunikationsfähigkeit, gute organisatorische Fähigkeiten sowie freundliches und verbindliches Auftreten
Das bieten wir Ihnen
- einen verantwortungsvollen Aufgabenbereich im spannenden Umfeld einer großen Universität
- die Mitarbeit in einem freundlichen, hilfsbereiten und leistungsstarken Team
- flexible Arbeitszeiten und Mobile Arbeit zur besseren Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben
- eine zielgerichtete Personalentwicklung in allen Phasen Ihres Berufslebens mit Weiterbildungsmöglichkeiten
- vielfältige Angebote des betrieblichen Gesundheitsmanagements
- eine Vergütung gemäß Tarifvertrag der Länder inklusive Jahressonderzahlung und betrieblicher Altersvorsorge
- ein vergünstigtes Personennahverkehrsticket (z. B. das Deutschlandticket als Jobticket)
- umfangreiche Verpflegung in den Mensen und Cafeterien des Studentenwerks Leipzig
Forschung, Lehre, Transfer, Infrastruktur und Verwaltung brauchen Perspektivenvielfalt. Die Universität setzt sich deshalb für Diversität und Chancengerechtigkeit ein. Ihre Bewerbung ist bei uns willkommen, unabhängig von Geschlecht, Nationalität, Religion, kultureller und sozialer Herkunft, Alter oder sexueller Orientierung. Die Universität strebt eine Erhöhung des Anteils von Frauen in verantwortlicher Position an und bittet deshalb qualifizierte Frauen ausdrücklich um ihre Bewerbung.
Bei gleicher Eignung werden Menschen mit Schwerbehinderung oder ihnen nach SGB IX Gleichgestellte bevorzugt eingestellt. Sollten Sie im Rahmen dieses Bewerbungsverfahrens Fragen zur Barrierefreiheit oder Unterstützungsbedarf haben, kontaktieren Sie die Schwerbehindertenvertretung der Universität Leipzig unter schwerbehindertenvertretung@uni-leipzig.de.